Wie setzen Sie als stellvertretender QC-Teamleiter die CIRRO-Kernwerte von „Thoughtful“ ein, um eine effektive Kommunikation mit den Kunden sicherzustellen? Können Sie eine bestimmte Technik oder Methode nennen?
Da wir uns in verschiedenen Zeitzonen und Ländern befinden, sind wir oft mit dem Problem der Zeitverschiebung konfrontiert. Auf die meisten Informationen muss über autorisierte Webseiten zugegriffen werden, und es gibt Fälle, in denen die Behandlung der heutigen Probleme bis morgen oder übermorgen warten muss. Da beide Seiten auch mit ihren eigenen Aufgaben beschäftigt sind, ist es wichtig, Probleme gemeinsam zu lösen.
Ich erkläre dem Kunden zunächst meinen eigenen Prozess und meine Methode, was den Zeitaufwand für beide Parteien erheblich reduzieren kann, und die andere Partei kann schnell einen Weg finden oder die Person finden, die helfen kann. Ich halte es für wichtig, die Informationssymmetrie zwischen beiden Parteien aufrechtzuerhalten. Deshalb berichte ich dem Kunden immer, sobald ich den Fortschritt abgeschlossen habe, so dass mehr Zeit bleibt, um sich mit vorübergehenden Problemen oder Notfällen zu befassen.
Hatten Sie schon einmal mit schwierigen Kundenanforderungen zu tun? Wie sind Sie mit der Situation umgegangen und haben gleichzeitig eine effektive Kommunikation aufrechterhalten und ihre Bedürfnisse erfüllt?
Zu Beginn des Jahres musste der Kunde unkonventionelle Produkte verkaufen und in unserem Lager lagern. Da beide Seiten zum ersten Mal mit dieser Angelegenheit konfrontiert waren, brauchte es viel Zeit für die Kommunikation und die Bearbeitung. Eine große Herausforderung ergab sich, als der Kunde einen Abholauftrag erteilte, ohne die Größe des benötigten Lkw angemessen zu kommunizieren. Als der Lkw im Lager ankam, stellten wir fest, dass wir nicht die vom Kunden gewünschte Anzahl von Kartons laden konnten.
Wir haben den Kunden sofort informiert und uns gleichzeitig aktiv mit dem Lkw-Fahrer zusammengesetzt, um nach möglichen Lösungen zu suchen. Später haben wir die Ware wie geplant erfolgreich ausgeliefert. Der Kunde teilte uns später mit, dass er sehr dankbar für unsere Zusammenarbeit und Effizienz war, die es ihm ermöglichte, diese Waren reibungslos zu verkaufen, und dass der Prozess für alle Beteiligten angenehm war, ohne Streitigkeiten oder Kommunikationsprobleme.
Hatten Sie in den vergangenen sechs Monaten bei CIRRO Momente des Selbstzweifels oder der Unsicherheit? Wenn ja, wie gehen Sie mit diesen Emotionen um, um in Ihrer Rolle weiterhin erfolgreich zu sein?
Als ich in die Logistik- und Lagerhaltungsbranche einstieg, stieß ich auf Herausforderungen, weil ich mit den firmeneigenen Begriffen und Praktiken nicht vertraut war. Vor allem bei der Leitung eines Qualitätskontrollteams von 3-40 Personen kamen meine Untergebenen bei Problemen manchmal zu mir und baten um Hilfe. Das hat mich sehr unter Druck gesetzt, denn ich musste mich an Kollegen aus anderen Lagern wenden und um Rat fragen. Manchmal war eine sofortige Antwort nicht möglich, so dass es für mich und den Mitarbeiter der Qualitätskontrolle zu einem Wartespiel wurde, bis wir eine Anleitung erhielten.
In solchen Situationen würde ich mich unsicher fühlen, ob ich für diese Aufgabe geeignet bin. Später habe ich mir jedoch gesagt, dass dies ein Lernprozess ist. Mit der Zeit habe ich die Fähigkeit entwickelt, mit unerwarteten Situationen umzugehen. Durch die Anpassung habe ich das erforderliche Fachwissen erworben, um komplexe Probleme anzugehen und mein Team effektiver zu unterstützen.
Was waren die wichtigsten Faktoren bei Ihrem Übergang von einem Lagerneuling zu einem unabhängigen Problemlöser und Teamleiter?
Ich glaube, dass die Zusammenarbeit mit den Kollegen für mich sehr hilfreich war. Ich habe das Glück, dass ich Kollegen habe, die mir helfen, Lösungen zu finden. Sie arbeiten aktiv mit mir in der Kundenkommunikation und bei der Problemlösung zusammen.
Den größten Einfluss auf mich hat das Erlernen der Kommunikation mit Kunden und der Umgang mit Situationen. Da beide Seiten unterschiedliche Sichtweisen haben und unterschiedliche Positionen vertreten, habe ich gelernt, wie wichtig es ist, nach Kompromissen zu suchen, die beide Seiten zufrieden stellen und die Kundenzufriedenheit wahren. Diese Erfahrung hat mich gelehrt, dass es notwendig ist, mehrere Perspektiven zu berücksichtigen, anstatt sich nur auf meine eigene zu konzentrieren, was meine Persönlichkeit und meine Denkmuster tief beeinflusst hat. Sie hat mich auch gelehrt, wie wichtig es ist, gut zu überlegen, bevor man etwas unternimmt.