Hoe zet je de CIRRO-kernwaarden “Doordacht” in als Deputy QC Team Lead om effectieve communicatie met klanten te garanderen? Kun je een specifieke techniek of methode delen?
Omdat we ons in verschillende tijdzones en landen bevinden ten opzichte van onze klanten, hebben we vaak te maken met tijdsverschillen. De meeste informatie moet toegankelijk zijn via geautoriseerde webpagina’s en het kan voorkomen dat het oplossen van problemen van vandaag moet wachten tot morgen of overmorgen. Aangezien beide partijen ook bezig zijn met hun eigen taken, wordt het cruciaal om problemen samen op te lossen.
Ik zal eerst mijn eigen proces en methode uitleggen aan de klant, waardoor beide partijen veel minder tijd kwijt zijn aan hetzelfde punt en de andere partij snel een manier kan vinden of de persoon kan vinden die kan helpen. Ik denk dat het belangrijk is om informatie symmetrisch te houden tussen beide partijen, dus ik rapporteer altijd aan de klant zodra ik klaar ben met de voortgang, zodat er meer tijd overblijft voor tijdelijke problemen of noodgevallen.
Heb je ooit te maken gehad met uitdagende eisen van klanten? Hoe heb je de situatie aangepakt en tegelijkertijd effectieve communicatie onderhouden en aan hun behoeften voldaan?
Aan het begin van het jaar wilde de klant onconventionele producten verkopen en deze opslaan in ons magazijn. Omdat dit voor beide partijen de eerste keer was, kostte het veel tijd om te communiceren en te verwerken. Een grote uitdaging ontstond toen de klant een pick-up regelde zonder voldoende te communiceren over de grootte van de truck die nodig was. Toen de vrachtwagen bij het magazijn aankwam, bleek dat we niet het aantal dozen konden laden dat de klant had gevraagd.
We hebben de klant onmiddellijk op de hoogte gebracht en tegelijkertijd zijn we actief met de vrachtwagenchauffeur aan de slag gegaan om mogelijke oplossingen te onderzoeken. Later leverden we de goederen zoals gepland. De klant vertelde ons later dat ze erg dankbaar waren voor onze samenwerking en efficiëntie, waardoor ze die goederen vlot konden verkopen en het proces voor iedereen plezierig verliep zonder geschillen of communicatieproblemen.
Ben je in de afgelopen zes maanden bij CIRRO momenten van zelftwijfel of onzekerheid tegengekomen? Zo ja, hoe ga je met deze emoties om om effectief te blijven presteren in je rol?
Toen ik voor het eerst in de logistieke en warehousing-industrie ging werken, kwam ik voor uitdagingen te staan omdat ik niet bekend was met bedrijfseigen termen en praktijken. Vooral omdat ik leiding gaf aan een kwaliteitscontroleteam van 3-40 mensen, kwamen mijn ondergeschikten soms bij mij om hulp als ze problemen ondervonden. Dit legde een grote druk op me omdat ik collega’s van andere magazijnen om advies moest vragen. Soms was een onmiddellijk antwoord niet mogelijk, dus werd het voor mij en de medewerker van de kwaliteitscontrole een spel van wachten, totdat we advies kregen.
In dergelijke situaties zou ik me onzeker voelen over mijn eigen competentie voor deze baan. Later zou ik mezelf echter vertellen dat dit een leerproces is. Na verloop van tijd heb ik geleidelijk het vermogen ontwikkeld om met onverwachte situaties om te gaan. Door aanpassing heb ik de expertise opgedaan die nodig is om complexe problemen aan te pakken en mijn team effectiever te ondersteunen.
Wat zijn de belangrijkste factoren geweest in je overgang van een nieuwkomer in het magazijn naar een onafhankelijke probleemoplosser en teamleider?
Ik denk dat de samenwerking met collega’s mij het meest heeft geholpen. Ik heb het geluk dat ik collega’s heb die me helpen oplossingen te bedenken. Ze werken actief met me samen in de communicatie met klanten en het oplossen van problemen.
De grootste impact op mij is het leren communiceren met klanten en omgaan met situaties. Aangezien beide partijen verschillende perspectieven hebben en verschillende standpunten vertegenwoordigen, heb ik geleerd hoe belangrijk het is om naar compromissen te zoeken die beide partijen tevreden stellen en de klanttevredenheid hoog houden. Mijn ervaring leerde me de noodzaak van het overwegen van meerdere perspectieven in plaats van me alleen op mijn eigen perspectief te richten, wat mijn persoonlijkheid en denkpatronen diepgaand heeft beïnvloed. Het heeft me ook geleerd hoe belangrijk het is om goed na te denken voordat je actie onderneemt.